1. Po pierwsze, udaliśmy się do Inspektora PZŻ w celu zasięgnięcia podstawowych informacji o tym, jakie warunki powinien spełniać jacht wytypowany do wyprawy.
2. Za pośrednictwem armatora wystosowaliśmy pismo do Urzędu Morskiego w Szczecinie z prośbą o ustosunkowanie się do projektu. Pismo to zostało przekierowane do UM w Gdyni, skąd miał się zacząć rejs.
3. UM w Gdyni przysłał odpowiedź, w której poprosił o przedstawienie formalnych dokumentów jachtu: Wykazu Wyposażenia Ruchomego Jachtu (WWRJ) oraz Orzeczenia Zdolności Żeglugowej. Dodatkowo poprosił o przedstawienie listy załogi z zaznaczeniem stopni żeglarskich i stażu oraz planowanej trasy rejsu.
4. Skontaktowaliśmy się z Inspektorem PZŻ, który przygotował w pierwszej kolejności WWRJ.
   Był to dla nas moment, w którym zaczęliśmy kompletować wyposażenie.
   WWRJ wysłaliśmy do UM w celu akceptacji i taką otrzymaliśmy. Dodatkowo UM poprosił o zwrócenie uwagi na stateczność i wysokość wolnej burty jachtu. Wspólnie z inspektorem wykonaliśmy taką próbę. Wysokość wolnej burty okazała się być o ponad 10 cm większa niż niezbędne, wyliczone 48 cm.
   Ostatecznie otrzymaliśmy również Orzeczenie.
5. Zgodnie z WWRJ przygotowywaliśmy sprzęt wraz z niezbędnymi atestami, w szczególności:
   tratwa, radiostacja (z homologacją) - radionadajnik uznanego typu, lampy nawigacyjne, kompas.
   W międzyczasie dowiedzieliśmy się, że wydanie EPIRBA - radiopławy awaryjnej wiąże się z nadaniem jej międzynarodowego numeru identyfikacyjnego MMSI. Trwa to ok. 1 miesiąca. Ponadto jacht musi mieć zarejstrowaną radiostację okrętową i przyznanego EPIRBA (zapisanego w dokumentach).
   Te dokumenty dotarły do nas jako jedne z ostatnich.
6. Mając to, co powyżej mogliśmy zgłosić się na inspekcję Urzędu Morskiego, w celu wydania Karty Bezpieczeństwa, która była ostatnim potrzebnym nam dokumentem. Zanim go otrzymaliśmy musieliśmy wykazać się posiadaniem Certyfikatu Okrętowego.
   Oczywiście w trakcie musieliśmy odpowiednio rozszerzyć rejonu bezpieczenia.

Zatem lista niezbędnych dokumentów kształtuje się następująco:
        - WWRJ
        - Orzeczenie Zdolności Żeglugowej
        - Certyfikat Okrętowy
        - atesty wyposażenia (w tym zaświadczenie o nadaniu numeru MMSI)
        - ubezpieczenie
        - zezwolenie na radiostację okrętową (i jednocześnie na EPIRB)
        - Karta Bezpieczeństwa

Podsumowując, z tej strony organizacja rejsu polegała jedynie na pokonaniu pewnej drogi formalnej, która mimo, że długa i skomplikowana, nie była nie do przejścia :).

Oczywiście w praktyce wymagało to trochę zdolności negocjacyjnych oraz życzliwości ze strony osób, które te dokumenty przygotowywały.

 
PIENIĄDZE

O poszukiwaniu sponsorów można by napisać długą książkę. Za nami z pewnością przemawiała idea i ciekawy pomysł.
Jednak na pytanie "Jak dotrzeć do sponsora?" nie umiemy odpowiedzieć, bo takiej odpowiedzi nie ma... Nikt, kto chce osiągnąć taki cel, nie uniknie chodzenia i wielu, czasem pozornie bezowocnych rozmów.

 
SPRZĘT

Sprzęt w większości udało nam się wypożyczyć, co znacznie zredukowało koszty całości. Za ten etap przygotowań zabraliśmy się najwcześniej właśnie - poszukując możliwości wypożyczenia. Część sprzętu zakupiliśmy w imieniu naszych sponsorów, przechodzi on automatycznie na ich własność po zakończeniu rejsu.